Frais de transports en commun : une prise en charge facultative exonérée de cotisations sociales et d’impôt sur le revenu

En 2026, il est encore possible de prendre en charge 75% du prix des titre d’abonnement des transports en commun ou de services publics de locations de vélos de vos salariés, sans aucune imposition supplémentaire pour les salariés.

Du point de vue des cotisations sociale, l’exonération est totale jusqu’à 100% des frais réels, sous certaines conditions.

Cependant, il n’est pas possible de cumuler une prime de transport avec cette prise en charge.

Prime de transport : utilisation du véhicule personnel

Autres que le versement d’indemnités kilométriques, il est possible de verser une prime de transport à vos salariés qui utilisent un véhicule personnel pour se rendre sur le lieu de travail.

Attention : La prime et les indemnités kilométriques sont exonérées seulement si les salariés n’ont pas d’autres choix que d’utiliser leur véhicule personnel pour se rendre sur leur lieu de travail et dans la limite des frais réellement engagés par eux.

Les limites d’exonération de la prime sont :

• Frais de carburant : 300€/an
• Frais d’alimentation du véhicule : 600€/an

Forfait mobilités durables :

Il consiste à prendre en charge les frais de déplacements domicile-travail des salariés qui :

• Utilisent un vélo
• Font du covoiturage
• Utilisent un véhicule d’autopartage
• Se déplacement en cyclomoteur, trottinette ou motocyclette

La prise en charge est exonérée dans la limite de 600€/an et par salarié.

• Elle est cumulable avec le remboursement des abonnements aux transports publics dans la limite de 900€/an et par salarié.

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Cette visite médicale n’est pas nécessairement ancrée dans la pratique de votre entreprise, cependant elle peut concerner plusieurs de vos salariés.

Cet examen médical, a pour but de :

• Etablir un état des lieux de l’adéquation entre le poste de travail et l’état de santé du salarié, en tenant compte des expositions à des facteurs de risques professionnels auxquelles il a été soumis.
• Evaluer les risques de désinsertion professionnelle, en prenant en compte l’évolution des capacités du salarié en fonction de son parcours professionnel, de son âge et de son état de santé.
• Sensibiliser le salarié aux enjeux de vieillissement au travail et sur la prévention des risques professionnels.

Salariés concernés :

Le salarié doit bénéficier de cette visite durant l’année civile de son 45^ème anniversaire.

Elle peut être anticipée et organisé conjointement avec une autre visite médicale lorsque le salarié doit être examiné par le médecin du travail 2 ans avant ses 45 ans.

Sanction applicable :

Vous devez protéger la santé physique et mentale de vos salariés, cependant si vous ne leur faites pas passer la visite médicale de mi-carrière, vous pourrez engager votre responsabilité.

Elle est liée à la nouvelle obligation de l’entretien de parcours professionnel, qui elle peut faire objet de sanctions lourdes.

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Les frais qu’un salarié engage pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise doivent être pris en charge par cette dernière.

Dans ce cadre, les juges considèrent que lorsque le port d’une tenue de travail est obligatoire et inhérent à l’emploi, c’est à l’employeur d’assurer la charge de leur entretien. Ce principe s’applique que la tenue de travail soit portée pour des raisons d’hygiène, de sécurité ou des raisons de simple stratégie commerciale.

Au contraire, aucune prise en charge n’est due lorsque le port du vêtement est facultatif ou que le vêtement du salarié est d’usage courant.

MODALITES DE PRISE EN CHARGE

Aucune modalité de prise en charge n’est imposée par les juges (attribution d’une indemnité, mise à disposition d’un système de blanchissage, …). Il a été jugé que l’employeur peut fournir en nature (exemple : produits de lessive) si cela couvre de façon adéquate les frais engagés.

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Lorsqu’un salarié effectue de manière régulière des heures supplémentaires, son employeur doit s’assurer si le nombre d’heures effectué et payé sur l’année dépasse ou non le « contingent d’heures supplémentaires ».

Si le seuil du contingent est dépassé chaque heure ouvre également droit à une contrepartie obligatoire en repos.

FIXATION DU CONTINGENT

Le contingent annuel est fixé :

• Par convention ou accord collectif d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut, par accord de branche,
• À défaut d’accord, il est fixé par décret à 220 heures.

Un accord d’entreprise ou d’établissement peut fixer un contingent supérieur ou inférieur à celui prévu par l’accord de branche.

DECOMPTE DES HEURES IMPUTABLES

Sont imputées sur le contingent les heures effectuées au-delà de la durée légale de travail, correspondant à du temps de travail effectif ou assimilé par la loi.

Par exception, ne s’imputent pas sur le contingent :

• Les heures supplémentaires non rémunérées mais intégralement compensées par un repos équivalent,
• Les heures effectuées pour travaux urgents liés à la sécurité ou à la réparation d’accidents,
• Les heures effectuées au titre de la journée de solidarité.

CONTREPARTIE EN REPOS

Sauf stipulation conventionnelle plus favorable, toute heure supplémentaire hors contingent ouvre droit à contrepartie en repos fixée à :

• 50% pour les entreprises de 20 salariés au plus ;
• 100% pour les entreprises de plus de 20 salariés.

Ce repos s’ajoute à la rémunération des heures au taux majoré.

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En l’absence de titre adapté, l’intéressé doit déposer une demande de changement de statut et d’autorisation de travail auprès de la préfecture.

VERIFICATION PAR L’EMPLOYEUR

L’employeur doit vérifier la régularité du titre de séjour et de l’autorisation de travail en saisissant le préfet au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche. Ceci sauf si cet étranger est inscrit sur la liste des demandeurs d’emploi tenu par France Travail.

L’absence de réponse du préfet sous ce délai vaut accomplissement de l’obligation.

CAS PARTICULIERS : ETUDIANTS ETRANGERS

• L’embauche d’un titulaire d’un titre « étudiant » ou « étudiant-programme de mobilité » nécessite une déclaration nominative au préfet, au moins 2 jours ouvrables avant l’embauche.

• Certains contrats (apprentissage, insertion) ne permettent pas la délivrance d’une autorisation de travail et ne peuvent pas être conclus par les titulaires d’une carte de séjour étudiant, sauf dérogations spécifiques après une première année de séjour ou dès la première année pour des formations en apprentissage de niveau master, licence pro ou équivalent.

REGULARISATION TEMPORAIRE JUSQU’AU 31 DCEMBRE 2026

Le préfet peut délivrer, sous conditions, une carte de séjour temporaire « travailleur temporaire » ou « salarié » d’un an à un étranger en situation irrégulière :

• Ayant travaillé au moins 12 mois sur les 24 derniers dans un métier et zone en tension,

 ou

• Occupant actuellement un emploi de ce type et résidant depuis au moins 3 ans en France.

N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner.

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D’autant que les obligations des employeurs en la matière sont renforcées. C’est l’occasion de faire un point sur le sujet !

OBLIGATIONS LEGALES

En tant qu’employeur, vous devez prendre toutes les mesures visant à assurer la sécurité des salariés et à protéger leur santé physique et mentale. A ce titre, vous devez veiller à maintenir des conditions thermiques adaptées au travail.

• L’inspecteur du travail peut vous mettre en demeure de vous conformer à vos obligations.

MESURES A PRENDRE

Lorsque les seuils de vigilance météorologique de Météo-France pour signaler le niveau de danger de la chaleur sont activés, vous devez notamment :

• Maintenir les locaux fermés affectés au travail à une température adaptée à l’activité et à l’environnement des travailleurs ;
• Mettre à disposition au moins 3 litres d’eau potable et fraiche par jour et par travailleur (en l’absence d’eau courante) ;
• Évaluer les risques liés aux fortes chaleurs dans le document unique d’évaluation des risques (DUER) ;
• Adapter les mesures prises à l’égard de travailleurs particulièrement exposés notamment à raison de leur âge ou de leur état de santé ;
• Mettre en place des mesures de prévention, d’information et d’adaptation de l’organisation de travail, notamment des horaires de travail, afin de réduire l’exposition aux épisodes de chaleur intenses.

• Pour les travailleurs en extérieur, vous devez prévoir un local permettant leur accueil dans des conditions préservant leur sécurité et leur santé ; à défaut, des aménagements horaires de chantier doivent être prévus.

DROIT DE RETRAIT DES SALARIES

Les salariés peuvent exercer leur droit de retrait s’ils pensent être dans une situation de travail présentant un danger grave et imminent pour leur vie ou leur santé.

Les risques liés aux fortes chaleurs ne doivent pas être négligés !

N’hésitez pas à nous contacter, nous serons ravis de vous accompagner.

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En quoi consiste l’obligation de vigilance ?

Pour tout contrat d’au moins 5 000 € HT conclu en vue de l’exécution d’un travail, de la fourniture d’une prestation de services ou de l’accomplissement d’un acte de commerce, vous devez vérifier (en tant que donneur d’ordre) que votre cocontractant :

• Respecte les conditions d’immatriculation au RCS ou au RNE

• Soit à jour de ses déclarations sociales et du paiement des cotisations sociales. À cette fin, le cocontractant remet une attestation de vigilance, dont l’authenticité peut être vérifiée sur le site de l’URSSAF.

À quel moment doit-on opérer ces vérifications ?

Vous devez opérer les vérifications au moment de la conclusion du contrat et ensuite, tous les 6 mois.

Cette obligation s’applique que votre cocontractant soit établi en France ou à l’étranger.

Comment est sanctionné le défaut de l’obligation de vigilance ?

Si le cocontractant se livre à du travail dissimulé, les risques principaux sont les suivants :

• Paiement solidaire des impôts, taxes et cotisations obligatoires ainsi que des pénalités et majorations dus par celui-ci au Trésor ou aux organismes de protection sociale,
• Annulation des réductions ou exonérations de cotisations dont vous avez pu bénéficier au titre des rémunérations versées à vos salariés.

PayExpert à Pau vous accompagne sur la gestion et l’externalisation de votre paie.

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QUELLES SONT LES CONSEQUENCES DE CET ABAISSEMENT ?

Pour les salariés :

La réduction du plafond aura un impact direct sur les indemnités journalières des salariés gagnant plus de 1,4 SMIC.  Cette baisse pourra entraîner une perte significative de revenu, en particulier pour les salariés qui ne bénéficient pas d’un maintien de salaire de la part de leur employeur (ancienneté insuffisante, absence de complémentaire entreprise).

Pour les entreprises :

• Augmentation du coût du maintien de salaire :
  Les employeurs devront compenser la baisse des IJSS lorsque le maintien de rémunération est prévu par le code du travail ou les conventions collectives. Cela pourrait entraîner un surcoût pour les entreprises, particulièrement pour celles qui maintiennent une partie du salaire des employés en arrêt maladie.
• Recours plus fréquent aux contrôles médicaux :
  Pour limiter les coûts liés aux arrêts maladie, les entreprises pourraient recourir plus fréquemment à la contre-visite médicale patronale. Cela permettrait de contrôler les arrêts injustifiés et de s’assurer que les arrêts de travail sont bien conformes à la réalité.

Sur les organismes de prévoyance :

Révision des garanties et cotisations :
La réduction du plafond des IJSS pourrait affecter les contrats de prévoyance, entraînant une possible augmentation des cotisations salariales et patronales pour garantir un même niveau d’indemnisation. Les employeurs devront peut-être ajuster leurs contrats de prévoyance pour compenser cette baisse, ce qui pourrait entraîner une hausse des coûts pour les entreprises.

PayExpert à Pau vous accompagne sur la gestion et l’externalisation de votre paie.

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Le DUERP est-il obligatoire ?

Oui, le DUERP est obligatoire, quel que soit l’effectif de l’entreprise.

Quel est le contenu du DUERP ?

Le DUERP répertorie l’ensemble des risques professionnels auxquels sont exposés les travailleurs et assure la traçabilité collective de ces expositions.

Dans les entreprises de moins de 50 salariés, le DUERP doit également contenir la liste des actions mises en œuvre pour la prévention des risques et la protection des salariés.

L’Assurance maladie propose un outil gratuit en ligne par secteur d’activité.

Le service de santé au travail peut également accompagner l’employeur dans cette démarche.

Quand le DUERP doit-il être mis à jour ?

Dans les entreprises d’au moins 11 salariés, le DUERP doit être mis à jour chaque année.

Cette mise à jour peut être moins fréquente dans les entreprises de moins de 11 salariés, à la condition que soit garanti un niveau équivalent de protection de la santé et de la sécurité des travailleurs.

Quelles sont les sanctions civiles et pénales encourues ?

• Le fait de ne pas établir ou mettre à jour le DUERP est puni pour une personne physique d’une amende de 1 500 € (3 000 € en cas de récidive).
• L’employeur peut être condamné à verser des dommages-intérêts au salarié qui justifie d’un préjudice résultant de l’absence du DUERP.
• La faute inexcusable de l’employeur peut également être reconnue en cas d’accident de travail.

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Qui prend l’initiative de la visite ?

L’initiative de la saisine du médecin du travail appartient normalement à l’employeur, dès que le salarié qui remplit les conditions pour bénéficier de cet examen, se tient à sa disposition pour qu’il y soit procédé.

La visite de reprise peut également être sollicitée par le salarié auprès du médecin du travail à la condition de vous avertir de cette demande.

Quand la visite doit-elle être organisée ?

Le service de santé au travail doit organiser l’examen dans un délai strict qui débute avec la reprise effective du salarié, et au plus tard dans un délai de 8 jours (calendaires) suivant cette reprise.

Même si le délai de 8 jours est légalement prévu, nous vous conseillons de procéder à la visite au plus tôt et d’éviter une reprise du travail du salarié avant celle-ci.

La rémunération du salarié doit être versée dès lors qu’il se tient à la disposition de l’entreprise pour la visite.

Les modalités de la visite

La visite est organisée sur les heures de travail du salarié ou, à défaut, rémunérée comme temps de travail effectif. Le temps et les frais de transport nécessités par ces visites sont pris en charge par l’employeur.

Quelles sanctions à défaut d’organisation de la visite ?

Le salarié peut demander à l’employeur la réparation du préjudice subi, sans avoir à en rapporter la preuve.

PayExpert à Pau vous accompagne sur la gestion et l’externalisation de votre paie.

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